Kan verkligen rekommendera klippet nedan från TED. Tom Wujec förklarar på ett brilliant sätt (och på bara 9 minuter) hur enkla, strukturerade och visuella metoder kan hjälpa en grupp att skapa ett gemensamt systemtänkande.
Avhandling klar!
Toyotas sätt att skapa förutsättningar för kommunikation
Senaste numret av Nyteknik (läs här) beskriver Toyotas projektrum. Stort som en fotbollsplan och genomtänkt i minsta detalj för att kommunikationen ska bli så bra som möjligt. För det är det det handlar om tror jag. Kommunikation. I ingenjörsorganisationer är vi ofta medvetna om att kommunikation är viktigt, men lösningen blir ofta mer kommunikation, inte smartare. Detta skapar otroligt mycket möten och dokumentation, och inte sällan frågar sig folk till vilken nytta. Vi behöver skapa nya sätt att kommunicera i stora organisationer. När det gäller produkten kommunicerar vi ofta visuellt – vi bygger prototyper och använder CAD-modeller, vilket skapar goda förutsättningar för att kommunicera i bästa fall. När det gäller själva utvecklingsprocessen är vi dock sämre på att kommunicera.
Det Toyota gör är att skapa en ”prototyp” av processen – så att vi kan kommunicera kring den. De gör utvecklingsprocessen synlig genom sitt Obeya-rum. Här finns en enorm styrka, speciellt i en stor organisation där kommunikationsbehoven är enorma. Då gäller det att man kommunicerar smart, inte bara mer. Skapar man förutsättningar för folk att kunna kommunicera när det faktiskt behövs är man på rätt väg. Gillar här ett citat av Tom Allen: ”We don’t want to maximize communication, we want to maximize the potential for communication.”
Gamestorming
Artikel om Lean produktutveckling på ISPIM-konferensen
Skriver nu ett papper som är baserat på en intervjustudie på två stora välkända svenska företag där vi ville ta reda på hur Lean-initiativen på produktutvecklingssidan går. Båda företagen har hållit på med Lean inom produktion länge, och har de senaste åren börjat jobba med de idéerna även på utvecklingssidan. Intervjuerna gav ganska lika svar på de båda företagen, och det visade sig att folk överlag har en ganska positiv inställning och man ser hur initiativet är menat att underlätta för produktutvecklare. De kanske tydligaste resultaten visar att man har en bra uppfattning om vem som är ens kund och vad den behöver, vilket är helt avgörande för att utveckla nån form av flödestänk i produktutveckling. Ofta är begreppet kund lite svårt att använda inom en produktutvecklingsorganisation, eftersom man är varandras kund ömsesidigt. Jag behöver dina underlag, och du behöver mina testresultat till exempel. Då blir det viktigt att man kommunicerar i de gränssnitt som är viktigast för teamet.Dessutom tycker man att man har ett bättre förmåga att planera sina aktiviteter när man nu gör det mer visuellt än tidigare. Man tycker dock att man behöver bli bättre på att lära sig av gångna projekt för att undvika att göra samma misstag eller göra som samma arbete som man gjort tidigare. Inte ett jätteoväntat resultat – det är svårt att sprida kunskap som genererats i ett projekt som bara fokuserar på tid, kostnad och kvalitet, och knappt inget på lärande.
Jag kommer att presentera pappret på ISPIM-konferensen i december.
Japaner om att jobba visuellt
Jag var i Japan i mars tillsammans med ett gäng från ETH i Zürich för att besöka några japanska företag och försöka dra några slutsatser kring vad de gör annorlunda när de utvecklar produkter. Man slås av att det japanska samhället känns mer visuellt generellt än det svenska. Mer instruerande bilder i tunnelbanan, tecknade serier som förklarar hur man ska göra i olika situationer osv. Jag var lite nyfiken på om det gällde även produktutveckling. På ett av företagen vi besökte som har ca 300.000 anställda pratade utvecklingschefen där om att visualisering är överlägset när det kommer till kommunikation. Han hade tre argument:
1. Det är billigt.
2. Visualisering talar för sig själv. När man pratar ”kontaminerar” man budskapet med sin egen uppfattning.
3 Visualisering kan innehålla viktig betydelse som kan vara svår att förmedla på annat sätt.
Som exempel på den tredje punkten berättade han om hur han gjorde märken i dörrposten efterhand som hans barn blev längre, så att han kunde hur de växte. Det lilla märket ger inte bara information om hur långa barnen var vid en viss tidpunkt, det förmedlar mycket mer än så – minnen från när barnen var små, och känslor för familjen.
Visuell planering för bättre teamkommunikation
Visuell planering är en metod som kan användas av projektteam för att helt enkelt förbättra kommunikationen inom teamet. Visuell planering är ett ganska enkelt sätt att se till att hela teamet är överens om nuläge och 
vart man är på väg. Det är tror jag extra viktigt i det sammanhang jag är intresserad av; produktutveckling. Produktutveckling präglas av osäkerhet och ständigt förändrade förutsättningar, och då gäller det att man har ett bra sätt att få en överblick av nuläget så att man kan ta snabba och välinformerade beslut. De företag jag har studerat som använder sig av Visuell planering bekräftar att överblicken och kommunikationen i utvecklingsteamen förbättras.
Metoden går i korthet ut på att visualisera viktiga aktiviteter och leveranser som teamet ansvarar för på en tavla. Vid tavlan håller man sedan korta effektiva möten, kanske 10-15 minuter. Eftersom de är så korta kan man istället ha dem ganska ofta, en del team har ett kort möte varje dag för att hålla sig uppdaterade. Min forskning har visat att tavlan fungerar som ett ”boundary object”, dvs ett föremål som stimulerar och triggar kommunikation mellan personer. Ett boundary object blir ett viktigt redskap för att underlätta kommunikationen i ett team där man har till exempel har olika bakgrund eller funktionella perspektiv.
En artikel som mycket kort beskriver några av mina forskningsresultat på Visuell planering finns här. (Artikeln publicerades först i IMIT:s tidning Management of Technology” och finns också med i Bonniers ledarskapshandböcker för projektledning.)
LUDVIG LINDLÖF 